Obowiązuje od: 26 października 2026 r. (data publikacji)

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem z serwisu oknowscy.pl (także w wersji www) oraz kontaktem w sprawie stolarki, ofert, pomiarów, dostaw, montażu i reklamacji jest KIM sp. z o.o., ul. Bartycka 114, 00-716 Warszawa, KRS 0000106056, NIP 8441809717 („Administrator”, „KIM”).

Z administratorem można skontaktować się w sprawach ochrony danych osobowych pod adresem [email protected] lub listownie na adres siedziby. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych.

2. Zakres i źródła danych

W formularzu kontaktowym zbieramy adres e-mail i treść wiadomości. Osoba kontaktująca się z nami może dobrowolnie podać inne informacje, np. imię, telefon, adres inwestycji lub oczekiwaną specyfikację produktów. Dane otrzymujemy także za pośrednictwem korespondencji e-mail, rozmów telefonicznych oraz w związku z obsługą wycen, zamówień, dostaw, pomiarów, montażu i reklamacji.

W zależności od sprawy przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane kontrahenta i jego przedstawicieli, adres inwestycji, dokumentację techniczną, informacje o zamówieniach i rozliczeniach. Prosimy o nieprzesyłanie danych zbędnych do obsługi sprawy.

Podczas korzystania z serwisu mogą być przetwarzane dane techniczne, w tym adres IP, data i czas żądania, adres odwiedzanej strony i informacje o przeglądarce oraz urządzeniu. W przypadku rozmów telefonicznych objętych rejestracją przetwarzamy również głos i treść nagrania.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Kontakt i odpowiedzi na zapytania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji; gdy chodzi o podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, która ma być jej stroną — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Przygotowanie wycen, realizacja zamówień, pomiarów, dostawy, montażu i obsługa posprzedażowa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla strony umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do służbowych danych kontaktowych przedstawicieli kontrahentów.

Obowiązki podatkowe, rachunkowe i pozostałe obowiązki wynikające z prawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z mającymi zastosowanie przepisami.

Ochrona strony, przeciwdziałanie spamowi i nadużyciom, obsługa techniczna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie uzasadnionego interesu w bezpieczeństwie usług. Formularz wykorzystuje Google reCAPTCHA v3; odrębną kwestię stanowi zgoda na zapis lub odczyt informacji na urządzeniu, jeśli jest wymagana na podstawie Prawa komunikacji elektronicznej.

Analiza korzystania z serwisu: korzystamy z WP Statistics w konfiguracji z anonimizacją i haszowaniem IP. Podstawa przetwarzania danych osobowych zależy od charakteru danych pozostałych po zastosowaniu tych środków; gdy wymagają tego przepisy dotyczące technologii na urządzeniu, stosuje się uprzednią zgodę.

Nagrywanie rozmów telefonicznych na numerach objętych rejestracją: celem jest kontrola jakości obsługi. Przed rozmową emitowany jest komunikat informacyjny. Jako podstawę przetwarzania administrator wskazuje art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w ocenie jakości obsługi; zasadność i proporcjonalność takiego przetwarzania wymagają uwzględnienia praw osób, których dotyczą nagrania.

Ocena ryzyka płatniczego przy wniosku o odroczony termin płatności: dział finansowy KIM może korzystać z usług KRD, BIG InfoMonitor i KUKE, odpowiednio do sytuacji i przepisów regulujących poszczególne źródła informacji. Celem jest ograniczenie ryzyka niezapłacenia należności. Dane nie są sprawdzane w tych systemach tylko z powodu wysłania formularza kontaktowego. Weryfikacja służy uzasadnionemu interesowi Administratora w ograniczaniu ryzyka finansowego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z uwzględnieniem przepisów szczególnych regulujących korzystanie z określonych źródeł informacji.

Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Adresów pozyskanych przez formularz nie wykorzystujemy do wysyłania newslettera ani marketingowych wiadomości e-mail. Ewentualne widoczne przy formularzu checkboxy marketingowe nie oznaczają prowadzenia takich wysyłek.

4. Jak długo przechowujemy dane

Korespondencja elektroniczna pozostaje w skrzynkach pocztowych do ręcznego usunięcia przez upoważnionych użytkowników; nie funkcjonuje obecnie jednolity automatyczny termin usuwania wszystkich wiadomości. Potrzeba dalszego zachowania wiadomości zależy od tego, czy sprawa jest w toku, czy dotyczy zawartej umowy, reklamacji, rozliczenia lub możliwych roszczeń. Administrator przygotowuje zasady okresowego przeglądu i usuwania korespondencji, której dalsze przechowywanie nie jest potrzebne. Skrzynki działają w Microsoft Exchange Online, a wiadomości są usuwane przez upoważnionych użytkowników. Po usunięciu mogą być jeszcze odzyskane przez okres do 30 dni, zgodnie z informacją techniczną dotyczącą konfiguracji poczty. Powyższy okres odzyskiwania nie jest okresem przechowywania całej korespondencji.

Dokumenty umowne i rozliczeniowe przechowujemy przez czas realizacji i rozliczenia umowy, następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów podatkowych i rachunkowych lub do upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń; okresy te mogą się różnić w zależności od charakteru sprawy.

Nagrania rozmów telefonicznych są przechowywane w systemie rejestracji rozmów do czasu ich usunięcia przez upoważnioną osobę. Obecnie system nie usuwa ich automatycznie. Dalsze przechowywanie nagrań jest oceniane w odniesieniu do celu kontroli jakości obsługi; odrębnie może być uzasadnione zachowanie konkretnego nagrania potrzebnego w sprawie reklamacyjnej lub sporze. Nie ustalono dotąd jednolitego maksymalnego okresu retencji nagrań. Administrator podejmuje działania zmierzające do określenia i wdrożenia takich okresów oraz zasad usuwania.

Bieżące logi serwera WWW są rotowane codziennie i przechowywane przez 14 dni. Starsze logi są kompresowane i archiwizowane; archiwa są usuwane okresowo w ramach prac administracyjnych, bez obecnie ustalonego jednolitego maksymalnego okresu przechowywania. Logi dotyczące incydentów mogą być zachowane przez okres konieczny do ich wyjaśnienia lub ochrony roszczeń.

Dane statystyczne WP Statistics przechowywane są przez 180 dni. Okresy działania poszczególnych cookies i podobnych identyfikatorów podano w sekcji 7.

5. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane są dostępne dla upoważnionych pracowników KIM odpowiedzialnych za obsługę zapytań, ofert, zamówień, pomiarów, dostaw, montażu, rozliczeń i reklamacji. Pomiary i montaże realizują pracownicy KIM.

W niezbędnym zakresie dane mogą przetwarzać dostawcy usług: Microsoft (Exchange Online w ramach Microsoft 365, obsługa poczty), Google (reCAPTCHA, Google Maps, YouTube, zasoby czcionek), CookieYes (zarządzanie preferencjami cookies), a w odpowiednich przypadkach podmioty świadczące obsługę księgową, prawną lub usługi związane z oceną wiarygodności płatniczej, w tym KRD, BIG InfoMonitor i KUKE. Niektóre z tych podmiotów działają jako podmioty przetwarzające, a inne jako niezależni administratorzy.

Witryna działa na serwerze własnym KIM. Skrzynki pocztowe przechowywane są w centrach danych Microsoft 365 w Europie i replikowane w obrębie infrastruktury europejskiej zgodnie z informacją otrzymaną od administratora IT.

W związku z korzystaniem z międzynarodowych usługodawców mogą wystąpić przypadki dostępu do danych lub przekazywania ich poza Europejski Obszar Gospodarczy. W zależności od dostawcy i konkretnej operacji stosowane mogą być mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne. W sprawie informacji o transferach i stosowanych zabezpieczeniach można skontaktować się z administratorem pod adresem [email protected].

6. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach i na warunkach określonych w RODO masz prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia danych przysługuje w przypadkach określonych w RODO. Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw związany z Twoją szczególną sytuacją; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego przysługuje bez takiego uzasadnienia.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej. Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected] lub na adres siedziby. Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, jednak bez informacji niezbędnych do odpowiedzi nie będziemy mogli obsłużyć zapytania. Dane wymagane do realizacji umowy lub obowiązku prawnego mogą być konieczne w danej sprawie.

7. Cookies i podobne technologie

Cookies i podobne technologie umożliwiają zapisywanie informacji na urządzeniu użytkownika lub ich odczytywanie. Technologie ściśle niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez zgody w przypadkach wskazanych w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Pozostałe technologie wymagają uprzedniej zgody, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek. W przypadku danych osobowych zastosowanie mają również przepisy RODO.

Na stronie działa baner CookieYes, w którym można zaakceptować lub odrzucić opcjonalne cookies. W celu wycofania lub zmiany zgody po zamknięciu banera można skontaktować się z administratorem pod adresem [email protected]. Cookies można również usuwać w ustawieniach przeglądarki; ich usunięcie nie zastępuje żądania dotyczącego danych zebranych wcześniej.  Bezpośredni odnośnik do ponownego otwierania panelu ustawień cookies nie został jeszcze udostępniony.

Korzystamy z WP Statistics, Google reCAPTCHA v3, osadzonych treści YouTube i Google Maps oraz zasobów Google Fonts. Narzędzia te mogą przetwarzać dane techniczne urządzenia i informacje o korzystaniu ze strony. Lista poniżej pochodzi z publicznego skanu serwisu z 26 października 2026 r. i obejmuje pliki cookies oraz inne identyfikatory pamięci przeglądarki. Brak identyfikatora w skanie nie wyklucza działania technologii w innych podstronach lub po wyrażeniu zgody.

Wartość „never” jest określeniem skanera, nie gwarancją bezterminowego przechowywania danych. Skaner oznaczył większość pozycji jako „Necessary”; samo to oznaczenie nie rozstrzyga, czy dla danej technologii znajduje zastosowanie wyjątek od obowiązku zgody.

8. Treści zewnętrzne, reklamy i profilowanie

Serwis może prezentować osadzone materiały YouTube i Google Maps oraz pobierać czcionki Google. Uruchomienie tych elementów może powodować komunikację urządzenia z serwerami ich dostawców. Linki do serwisów zewnętrznych prowadzą do usług działających według własnych zasad prywatności.

KIM promuje Kuchnie Świata przy użyciu Meta Ads w serwisach Facebook i Instagram. Według informacji Administratora na kuchnieswiata24.pl nie jest stosowany Meta Pixel. Statystyki odwiedzin strony prowadzone są przez WP Statistics.

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływały. Decyzje dotyczące warunków zamówień i płatności podejmują pracownicy KIM.

9. Zmiany polityki

Aktualna polityka jest udostępniana w serwisie wraz z datą obowiązywania. Możemy ją aktualizować w razie zmian przepisów, narzędzi albo procesów. Jeżeli nowe przetwarzanie wymaga zgody, uzyskamy ją przed jego rozpoczęciem; sama zmiana polityki nie zastępuje zgody.